Sugester Guide

W zeszłym tygodniu pisaliśmy o metodologii Agile oraz wykorzystaniu Projektów i Scrum Spintów w Sugesterze do zwinnego zarządzania projektami. 

W dzisiejszym artykule pokażemy Wam jak Projekty w Sugesterze można z równym powodzeniem wykorzystać w metodyce kaskadowej prowadzenia projektów, mimo że stanowi ona niejako przeciwieństwo metodyki Agile.

Projekty w Sugesterze są jednak na tyle elastyczne, że sprawdzą się w obu modelach zarządzania projektami w firmie.

Na początku przypomnijmy krótko czym jest metoda kaskadowa.

Metoda kaskadowa

Metodyka kaskadowa, znana również jako model wodospadowy (waterfall), to tradycyjna metoda zarządzania projektami. Projekt podzielony jest na szereg kroków, które następują po sobie jak w kaskadzie. Jeden etap musi zostać zakończony, by móc przejść do kolejnego. Z reguły kolejność faz projektu w waterfall to: koncepcja, analiza, projektowanie, budowa, testowanie, wdrażanie i utrzymanie.

Model kaskadowy często wykorzystywany jest w budownictwie, branży medycznej, wytwórstwie i wszędzie tam gdzie zmiany w trakcie realizacji projektu są niemożliwe lub bardzo trudne do przeprowadzenia i kosztowne.

Model kaskadowy zakłada prowadzenia projektu:

• z uwzględnieniem szczegółowego planu,
• wyznaczenie konkretnych etapów projektu, występujących po sobie,
• rozplanowanie czasowe poszczególnych faz,
• brak wprowadzania zmian koncepcji w trakcie trwania projektu.

​Mimo że metodyka kaskadowa jest bardziej tradycyjna i mniej elastyczna niż metodyki zwinne, nadal znajduje zastosowanie w niektórych projektach, szczególnie w tych, które charakteryzują się dobrze zdefiniowanymi wymaganiami i małym ryzykiem zmian. W miarę rozwoju dziedziny zarządzania projektami powstało wiele hybrydowych podejść, które łączą elementy obu metod.

Zalety metodyki kaskadowej

Metodyka kaskadowa, pomimo pewnych ograniczeń, ma swoje zalety, które sprawiają, że nadal znajduje zastosowanie w wielu projektach:

• struktura i przejrzystość - metodyka kaskadowa zapewnia jasną strukturę i sekwencję etapów projektu, co ułatwia zarządzanie projektem i kontrolowanie postępu prac,
• dokumentacja - każdy etap projektu jest udokumentowany, co pomaga w jego monitorowaniu, ocenie i kontroli,
• jasno określane cele i szczegółowa specyfikacja, 
• klienci - często czują się pewniej w przypadku projektów realizowanych metodą kaskadową, ponieważ wiedzą na jakie koszty mają być przygotowani,
• stabilność - rozpoczęty projekt trzyma się ustalonego planu, co zapewnia stabilność i przewidywalność,
• minimalne ryzyko niekontrolowanych zmian.

Wady metodyki kaskadowej

Metodyka kaskadowa, pomimo swoich zalet, ma również pewne wady, które mogą być ograniczające dla niektórych projektów. 

• brak elastyczności - wszystkie wymagania i plany są definiowane na początku projektu, co może prowadzić do problemów, gdy klient zmienia zdanie lub pojawiają się nowe wymagania lub jeśli w trakcie prac pojawiają się zagadnienia/ryzyka, które na etapie analizy nie były brane pod uwagę
• ryzyko założeń - jeśli początkowe założenia projektu są błędne lub niepełne, projekt może skończyć się niepowodzeniem lub opóźnieniem.
• długi czas oczekiwania - dostarczenie produktu następuje po zakończeniu wszystkich etapów projektu, 
• wysoki koszt błędów - jeśli błędy zostaną wykryte w późnych etapach projektu, ich naprawa może być kosztowna i czasochłonna.
• długi czas realizacji - trudności lub opóźnienia w jednym z etapów, mogą opóźnić cały projekt.
•  

Warto mieć na uwadze, że wybór metody zależy od charakterystyki projektu i jego wymagań. W wielu przypadkach korzystne jest stosowanie podejść hybrydowych lub elastycznych, które łączą elementy modelu waterfall i agile, aby lepiej spełniać potrzeby projektu.

W każdym procesie zarządzania bardzo istotne są narzędzia wspierające pracę zespołu.

Jeśli zdecydujesz się wykorzystać model waterfall w prowadzeniu projektów w swojej firmie, podpowiadamy Ci jak wykorzystać do tego Projekty w Sugesterze.

Zdefiniuj projekt i określ czas

To pierwsza podstawowa czynność przy zarządzaniu projektem w modelu waterfall. Stwórz nowy projekt, określ jego cele i zakres czasowy. 

Nowy projekt. Dodając nowy projekt w Sugesterze, system pozwala Ci od razu uzupełnić dodatkowe istotne elementy projektu takie jak kategorię projektu, klienta (bądź klientów), dla którego projekt powstaje, kto jest odpowiedzialny za proces i jaki zespół się nim zajmuje.

Cel projektu. Zanim rozpoczniesz tworzenie harmonogramu, musisz dokładnie zrozumieć cele projektu, wynik, który chcesz osiągnąć, oraz zakres prac. Do zapisania celu możesz użyć pola Opis w projekcie.

Czas realizacji. Tworząc projekt w Sugesterze możesz od razu określić jego ramy czasowe, uzupełniając pola Data rozpoczęcia i zakończenia projektu.

Dokumentacja. Ważnym elementem w metodzie kaskadowej jest skrupulatna dokumentacja. Upewnij się że twój projekt jest dobrze udokumentowany. Wszelkie umowy, kosztorysy, budżet oraz ustalenia z klientem dodaj jako załącznik do projektu

Stwórz strukturę projektu i etapy prac

Kolejny ważny krok to stworzenie struktury projektu oraz wyznaczenie etapów prac. Tutaj musisz określić kluczowe etapy projektu i podzielić go na łatwe do realizacji i późniejszego monitorowania fazy.

Podprojekty. W Sugesterze projekt możesz podzielić na podprojekty. Dzielenie projektu na podprojekty ułatwia zarządzanie procesem, skupienie się na osiągnięciu konkretnych celów oraz usprawnia monitoring postępu prac.

Każdy podprojekt dodajesz w ramach projektu nadrzędnego. Wystarczy że będąc w widoku projektu rozwiniesz strzałkę z “+” i wybierzesz “podprojekt”. 

A jeśli prowadzisz w swojej firmie wiele projektów, często podobnych do siebie, nie musisz tracić czasu na ich tworzenie od podstaw. Wystarczy, że skorzystasz z opcji + Dodaj podobny. Przy kopiowaniu możesz zdublować wszystko, co się w danym projekcie znajduje - zadania, listy TODO oraz podprojekty z ich zadaniami i TODO.

Dla wyznaczenia kluczowych momentów projektu możesz też użyć funkcji “milestone”, czyli kamieni milowych. Kamienie milowe będą widoczne na harmonogramie prac danego projektu.

Statusy projektu. Zarządzanie etapami projektu to proces planowania, monitorowania i kontrolowania działań oraz zasobów w ramach konkretnych faz lub etapów projektu. Każdy etap projektu ma określone cele, zakres prac, terminy i wyniki, które muszą zostać osiągnięte, zanim projekt będzie kontynuowany dalej.

Aby projekt przechodził płynnie z jednego etapu na drugi, tworzysz w Sugesterze statusy projektów. Pozwolą Ci one kontrolować przebieg prac w ramach projektu. Kiedy projekt przechodzi do następnego etapu, zmieniasz status na kolejny z listy. Przy każdym statusie do projektu masz pole Opis, gdzie możesz zapisać co jest realizowane na tym właśnie etapie projektu. Dodatkowo statusom projektów możesz nadać kolory, które pomogą wizualnie monitorować przebieg prac.

Stwórz listę zadań, określ terminy i przypisz do członków zespołu

Pracując w modelu waterfall, struktura projektu musi być gotowa od samego początku. Oprócz określenia głównych etapów i kluczowych momentów projektu, musisz jeszcze stworzyć listę zadań, nawet tych najmniejszych, które pojawią się na danym etapie realizacji projektu.

Zadania w projekcie. Sporządź listę wszystkich zadań, które muszą zostać wykonane w ramach projektu. Upewnij się, że lista jest kompletna i uwzględnia wszystkie aspekty projektu. Określ zależności między zadaniami - zidentyfikuj, które zadania muszą być wykonane przed innymi, aby projekt przebiegał płynnie. Zadania dodajesz za pomocą przycisku +Zadanie w projekcie.

W przypadku powtarzających się zadań lub projektów o podobnej strukturze, możesz do tworzenia zadań wykorzystać dostępne w Sugesterze szablony zadań. Szablon można łatwo dostosować do konkretnych wymagań, co przyspiesza proces przygotowywania projektu. Stosowanie szablonów pomaga też unikać popełniania tych samych błędów przy tworzeniu nowych zadań.

Czas zadań. Określ też czas trwania zadań i przydziel szacunkowo ile zajmie wykonanie danego zadania. Wykorzystaj doświadczenie i wiedzę zespołu do oszacowania czasu potrzebnego do realizacji. Przy każdym zadaniu w Sugesterze masz pole do wpisania przewidywanego czasu.

Priorytety. Na koniec ustal priorytety. Określ ważność zadań w projekcie przypisując każdemu z nich odpowiedni kolor gwiazdki. To pomoże zrozumieć, które elementy projektu są kluczowe i wymagają większej uwagi.

Przydzielanie zadań. W prowadzeniu projektu ważnym elementem jest przypisanie odpowiedzialności. Określ, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdego zadania. To pozwoli na jasne rozdzielenie obowiązków w zespole. Wystarczy, że dla każdego zadania uzupełnisz pole Przydziel do. Możesz przypisywać zadania do jednego użytkownika lub do grupy.

Śledzenie czasu i zasobów

W Sugesterze dla każdego projektu możemy określić zakończenia projektu. Możemy też oszacować czas potrzebny do wykonania konkretnego zadania w projekcie. Czas pracy może być przybliżony i określony na podstawie poprzednich podobnych zadań lub może być precyzyjnie odmierzany za pomocą licznika czasu. 

Proces realizacji projektu na poszczególnych etapach wizualizuje też procentowy wskaźnik wykonania prac, znajdujący się w każdym projekcie. Na podstawie stosunku wykonanych zadań do wszystkich zadań w projekcie, określa w ilu procentach projekt jest zrealizowany w danym momencie.

W Projektach, jak w wielu pozostałych modułach Sugestera, szczegółowe informacje dotyczące prowadzonych projektów można uzyskać, korzystając z filtrów wyszukiwania na liście projektów. 

Dodatkowo wyszukane dane możesz sortować rosnąco, malejąco lub alfabetycznie, klikając na nagłówki poszczególnych kolumn. W każdej chwili możesz też dostosować tabelę wyników do własnych wymagań. Wystarczy że skorzystasz z dodatkowych Opcji wyświetlania by wybrać jakie kolumny mają się wyświetlać na liście raportów i w jakiej kolejności. Dzięki tej funkcji każdy z użytkowników może dostosować tabelę wyników do swoich preferencji.

Jeśli chodzi o gotowe raporty dostępne w Sugesterze to dla projektów istotny jest raport timesheet, czyli raport czasu pracy. Taki raport można wygenerować dla poszczególnego użytkownika lub całego działu, dla jednego klienta lub projektu. Wszystko zależy od tego czego potrzebujesz. 

Raport czasu pracy w Sugesterze okazuje liczbę przepracowanych godzin z rozbiciem na użytkownika, projekt, klienta i przedział czasowy. Wystarczy wybrać zakres dat.

Współpraca w zespole i komunikacja z klientem

Współpraca w zespole, tak jak w przypadku metody Agile, odbywa się za pomocą zadań w Sugesterze. Przypomnijmy, że każdy członek zespołu projektowego ma możliwość dodawania swoich odpowiedzi lub komentarzy w obrębie zadania. Dzięki temu ważne dla realizacji projektu pomysły czy uwagi są zapisane w systemie, zawsze pod ręką. Wygodne jest też dodawanie załączników i screenów.

Komunikacja z klientem

W przypadku komunikacji z klientem, tu najlepszym rozwiązaniem jest tradycyjny mail. Obsługując pocztę w Sugesterze, każda wiadomość jaką otrzymujesz od klienta jest automatycznie zapisana w CRM na karcie rego klienta. Dodatkowo taki mail możesz też podpiąć do konkretnego projektu. Zrobisz to z poziomu inboxu rozwijając strzałkę przy etykiecie “projekt” na liście maili. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ przechodząc do widoku projektu wszystkie niezbędne informacje dotyczące tego projektu - w tym również korespondencję mailową - masz w jednym miejscu.

Zobacz też: Dlaczego warto przekierować pocztę do Sugestera?

Jak widzisz, Sugester z powodzenie wykorzystasz zarówno pracując na zwinnym modelu zarządzania projektami, jak i w metodyce kaskadowej. Sugester wspiera model kaskadowy poprzez jasne określenie etapów projektu, przypisanie zadań do konkretnych faz, a także monitorowanie postępu w ramach klarownych struktur.

Dzięki Sugesterowi zespoły mogą śledzić postęp projektu, dzielić się informacjami w czasie rzeczywistym, a także skutecznie zarządzać zadaniami na poszczególnych etapach. Dodatkowo, funkcje komunikacyjne - takie jak zintegrowany z projektami moduł poczty oraz komunikacja poprzez zadania - umożliwiają lepszą koordynację działań pomiędzy zespołami, co jest kluczowe w linearnym modelu projektowym.