Sugester Guide

W dynamicznym środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie projektami jest kluczem do sukcesu. Zwłaszcza metodyka zwinna, zdolna do elastycznego reagowania na zmiany, cieszy się dużą popularnością. Nic dziwnego, w świecie biznesu, gdzie jedyną stałą jest zmiana, metodyka zwinna pozwala zespołom skakać między wymaganiami projektu, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. O metodyce zwinnej oraz o tym jak wygląda zarządzanie projektami tą metodą w Sugesterze, w dzisiejszym artykule. 

Czym jest metodyka zwinna?

Metodyki zwinne koncentrują się na elastycznym podejściu do realizacji projektu. Zakładają, że nie wszystko w projekcie można przewidzieć i precyzyjnie zaplanować. Dlatego większy nacisk kładą na dostosowanie się do ewentualnych zmian niż na rygorystyczne przestrzeganie wcześniej ustalonego planu.

Dwie z trzech najpopularniejszych metodyk zwinnych to: scrum i kanban.

Scrum

Scrum to taki sposób pracy, który pomaga zespołowi efektywnie pracować nad projektem. W Scrumie ważne są:

• zespół, czyli ludzie pracujący razem nad realizacją projektu,
• zadania - czyli rzeczy do wykonania, które są dzielone na małe części, do realizacji w krótkim czasie
• sprinty - gdzie praca jest podzielona na krótkie okresy czasu, zwykle 2-4 tygodnie (niektórzy mówią 1-2 tygodnie).
• codzienne spotkania - podczas których zespół omawia postępy i problemy
• oraz recenzja i retrospekcja - gdzie po zakończeniu sprintu zespół prezentuje, co udało mu się zrobić, i omawia, co można zrobić lepiej.

Kanban

Metoda kanban pozwala zwizualizować przepływ pracy, wykorzystując tablicę i karty. Kanban ułatwia wizualne śledzenie trwających prac i szybkie identyfikowanie, co i kiedy musi zostać zrobione. Jest to szczególnie skuteczne w przypadku  projektów z wieloma zadaniami.

Zalety i wady metodyki zwinnej

Metodologia zwinna, jak każda inna, ma swoje wady i zalety. Wymienimy tylko te główne.

Pracując w metodzie zwinnej:

• Szybciej dostarczasz klientowi działający fragment produktu lub oprogramowania 
• Łatwiej dostosowujesz się do zmiennych wymagań klienta i jesteś bardziej elastyczny
• Stawiasz na aktywną współpracę zespołu i klienta, co ułatwia rozumienie jego wymagań i pozwala osiągnąć oczekiwany cel. Czasem przez inne rozwiązania niż te obrane na początku
• Zwiększasz zadowolenie klienta, regularnie dostarczając mu wartościowe elementy produktu lub usługi, 
• Masz lepszą kontrolę nad projektem, dzięki czemu szybciej wykryjesz i rozwiązujesz problemy
• Testujesz swój produkt/usługę już na wczesnym etapie, co pomaga wykrywać błędy i niedociągnięcia zanim klient otrzyma ostateczną wersję
• Jeśli Twój projekt jest mniej złożony, łatwiej Ci dostarczyć produkt

Wady metodyki zwinnej

• Zmienne koszty - klient powinien być świadomy, że zmiany dokonywane w trakcie realizacji projektu wpływają na czas dostarczenia usługi oraz koszty jej wyprodukowania. Jeśli klient o tym zapomni, może się poczuć oszukany, że kwota za dostarczenie usługi rośnie
• Nie masz sztywnego, długoterminowego planu, co dla niektórych organizacji może być problemem, 
• Potrzebujesz zaangażowania klienta. Jeśli klient nie ma czasu lub jest mało zaangażowany, współpraca może iść opornie,
• Nie masz jednoznacznie określonego "gotowego" produktu. W metodyce zwinnej termin "gotowego" produktu może być subiektywny i różnie interpretowany przez różnych członków zespołu.
• Skupiasz się na krótkoterminowych celach, co niesie ryzyko, że pominiesz lub zignorujesz długoterminowe cele projektu.
• Wymagasz od siebie i zespołu ciągłego dostosowywanie się do zmian, 

Metodyka zwinna nie jest odpowiednia dla wszystkich projektów. Szczególnie tych o bardzo ściśle określonych wymaganiach lub projektów długoterminowych. W takich przypadkach bardziej tradycyjne podejście może lepiej się sprawdzić.

Jak Sugester wspiera metodykę zwinną

Teraz kiedy wiesz już czym jest metodyka zwinna i jakie są jej główne założenia chcemy Ci pokazać, które narzędzia i funkcje w Sugesterze będą wspierać cię w pracy techniką zwinną, jeśli taką właśnie wybierzesz do prowadzenia swoich projektów.  

Tworzenie zadań i planowanie sprintu w Sugesterze

W metodyce zwinnej, tworzenie i obsługa zadań są kluczowe dla efektywnego zarządzania projektem. 

Tworzenie zadań (Backlog)

Standardowo na początku zbierasz wymagania od klienta i zespołu oraz tworzysz User Stories. W metodyce zwinnej często korzysta się z User Stories, które są krótkimi opisami funkcji z perspektywy użytkownika.

Wszystkie wymagania klienta oraz user stories możesz w Sugesterze zapisywać jako nowe zadanie. W treści zadania możesz dać dokładniejszy opis funkcji, oznaczyć je wstępnym statusem i np. Tagiem “backlog”. W ten sposób tworzysz w Sugesterze backlog, czyli listę zadań, pomysłów i sugestii, które powinny być zrealizowane w trakcie projektu.

Na koniec wszystkie zgromadzone zadania są priorytetyzowane w Product Backlog, zgodnie z ich wartością dla klienta lub produktu. Priorytety w Sugesterze nadasz, przypisując każdemu zadaniu odpowiedni kolor gwiazdki. 

Planowanie Sprintu 

Przed rozpoczęciem każdego sprintu, zespół dokonuje wyboru zadań z Product Backlog, nad którymi będzie pracował przez najbliższy tydzień lub dwa.

Najważniejsze to dobrze rozplanować pracę, oszacować ile czasu będzie potrzebne na wykonanie poszczególnych zadań oraz jak bardzo są one skomplikowane.

W Sugesterze do planowania sprintów służy specjalna zakładka w Projektach -> Scrum Sprints.

Jeśli chcesz zacząć swój pierwszy sprint, musisz najpierw:

• Wejść z górnego menu w zakładkę Projekty -> Scrum Sprints
• Kliknąć niebieski przycisk +Dodaj w prawym górnym rogu
• Wpisać nazwę sprintu, uzupełnić jego opis (opcjonalnie) oraz datę rozpoczęcia i zakończenia
• Rozwijając Więcej opcji możesz też przypisać dział (zespół), który będzie pracował na tym sprincie oraz wybrać Projekt nadrzędny (projektem nadrzędnym może być np. Aplikacja mobilna dla klienta)

Po stworzeniu sprintu należy przypisać zadania z Backlogu do bieżącego sprintu. W tym celu, zakładając że masz stworzony backlog, wystarczy że wejdziesz w zakładkę Zadania i wyszukasz wszystkie zadania z tagiem “backlog”. Możesz zawęzić wyniki wyszukiwania do zadań z tym tagiem i określonym statusem, jeśli wstępnie taki nadałeś.

Realizacja Zadań w sprincie

W trakcie trwania sprintu każdy członek zespołu realizuje zadania do niego przypisane.

Dzięki zmianie statusów zadań, osoba nadzorująca proces np. Product Manager może w dowolnym momencie trwania sprintu sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest każde z zadań.

W metodyce zwinnej praktykowane są też codzienne, krótkie spotkania, na których zespół omawia postępy prac, plany na kolejny dzień oraz ewentualne przeszkody. Nie jest to jednak warunek konieczny.

Monitorowanie postępu prac

W trakcie trwania sprintu, o czym już wspominaliśmy, zespół śledzi postęp prac. 

W Sugesterze mamy do tego kilka narzędzi:

Tablica kanban

Umożliwia wizualizację pracy na tej samej zasadzie co karteczki samoprzylepne, które można przenosić między sekcjami. W Tablicy karteczkami są zadania, a sekcjami kolumny, które reprezentują poszczególne etapy realizacji zadania. 

W Sugesterze kolumnami na tablicy kanban są statusy zadań. Obsługując zadania w projekcie należy zatem pamiętać o zmianie statusu za każdym razem, kiedy przechodzi ono do kolejnego etapu.

Status możesz zmienić, wchodząc w edycję danego zadania lub przeciągając po prostu kafelek z zadaniem do kolejnej kolumny. 

W ten sposób jesteś w stanie efektywniej monitorować przebieg prac, sprawniej określić ile zadań jest na danym etapie oraz zlokalizować tzw. wąskie gardło.

Śledzenie czasu

W Sugesterze możesz oszacować czas potrzebny do wykonania konkretnego zadania w projekcie. Czas pracy może być przybliżony i określony na podstawie poprzednich podobnych zadań lub może być precyzyjnie odmierzony za pomocą funkcji licznika czasu. 

W przypadku korzystania z metodyki zwinnej i scrumów w Sugesterze czas widoczny jest w widoku sprintu, przy każdym z użytkowników, obok diagramów kołowych. System wyświetla szacowany czas oraz czas rzeczywisty, jaki użytkownik poświęcił na wykonanie zadania (klikając start-stop). 

Dokładny czas pracy poświęcony na dany projekt lub część zadań sprawdzisz też w naszym raporcie timesheet. Wystarczy, że wpiszesz zakres dat lub wybierzesz projekt, dla którego chcesz wygenerować raport.

Zobacz też: Raport timesheet w naszej bazie wiedzy

Wykresy kołowe w podglądzie sprintu

Wchodząc w dany sprint w Sugesterze, przy każdym z użytkowników jest diagram kołowy, który procentowo przedstawia ilość pracy pozostałej do zrealizowania w danym czasie. Diagramy są osobne dla każdego członka zespołu oraz jeden wspólny dla wszystkich zadań w sprincie.

Dzięki temu wystarczy jeden rzut okiem, by Product Manager wiedział czy w połowie tygodnia prace idą zgodnie z planem czy jest ryzyko, że część zadań przejdzie na kolejny tydzień.

Współpraca w zespole i komunikacja z klientem w zwinnym prowadzeniu projektów

Komunikacja zespołowa w projekcie

Współpraca zespołu przy prowadzeniu projektów w Sugesterze niezależnie od wybranej metodyki, odbywa się głównie w obrębie zadań przypisanych do projektu. Każdy członek zespołu projektowego ma możliwość dodawania swoich odpowiedzi lub komentarzy w obrębie zadania. Dzięki temu ważne dla realizacji projektu pomysły czy uwagi są zapisane w systemie.

Komunikacja poprzez zadania jest usystematyzowana, widać dokładnie jaki użytkownik zostawił komentarz i kiedy. Dodanie komentarza zajmuje chwilę, wystarczy kliknąć "Odpowiedz". Dzięki temu doprecyzowanie szczegółów zajmuje dużo mniej czasu niż ustalanie ich przez tel czy mail.

Komunikacja poprzez zadania minimalizuje ryzyko opóźnienia realizacji zadania, braku niezbędnych informacji czy nieporozumień komunikacyjnych. A dodawanie zrzutów i załączników ułatwia zrozumienie celu i etapów realizacji zadania.

Komunikacja z klientem

W przypadku komunikacji z klientem, tu najlepszym rozwiązaniem jest tradycyjny mail. Obsługując pocztę w Sugesterze każda wiadomość jaką otrzymujesz od klienta jest automatycznie zapisana w CRM na karcie tego klienta. Dodatkowo taki mail możesz też podpiąć do konkretnego projektu. Zrobisz to z poziomu inboxu, rozwijając strzałkę przy etykiecie “projekt” na liście maili. 

Zobacz też: Dlaczego warto przekierować pocztę do Sugestera?

Jeśli do zarządzania projektami w swojej firmie wykorzystujesz metodologię zwinną lub  przymierzasz się do jej wdrożenia, to z powodzeniem możesz wykorzystać moduł Projektów i Scrum sprint w Sugesterze jako narzędzie wspierające tą technikę.

Od tworzenia zadań w backlogu, przez planowanie sprintów, po efektywną realizację prac oraz komunikację z klientem i zespołem – Sugester daje wiele możliwości.

Ten post jest pierwszą częścią artykułu o zarządzaniu projektami w Sugesterze. W kolejnym artykule pokażemy jak wykorzystać moduł Projektów w kaskadowym modelu zarządzania projektami.