Dlaczego warto przekierować pocztę do Sugestera?
Sylwia Cerecka , 2023-09-01
Nie raz, nie dwa pada w naszych rozmowach z klientami pytanie: “Czy planujecie Państwo korzystać z modułu poczty w Sugesterze?” - “Nie, nie planowaliśmy. Korzystamy z innego dostawcy. A czy jest to konieczne?”
Konieczne nie jest, ale jak bardzo się przydaje i jak wiele możliwości otwiera - o tym w dzisiejszym artykule.
Od czego by tu zacząć? Chyba od tego, że wielu klientów, których się do nas zgłasza szuka po prostu dobrze działającego CRMu, żeby uporządkować bazę klientów i jak to się powszechnie mówi “ułatwić sobie zarządzanie relacjami z klientem”.
Nie wszyscy, którzy do nas trafiają, wiedzą, że mamy moduł poczty, albo jeśli wiedzą to nie orientują się na czym to wszystko polega.
Dlatego w dzisiejszym poście chcemy wyjaśnić jak działa poczta w Sugesterze, jak wielkie - i tak, nie boimy się tego stwierdzenia - jak wielkie korzyści, nie tylko od strony klienta, ale też dla samego zespołu, niesie ze sobą.
Powiemy też słów kilka jak to wygląda od strony technicznej, bo po prostu trzeba.
I pewnie od kilku danych technicznych najlepiej będzie zacząć, żeby lepiej zrozumieć jak poczta w Sugesterze działa.
Od strony technicznej
Zacznijmy od pierwszej i najważniejszej kwestii - żeby korzystać z poczty w Sugesterze, nie rezygnujesz z dotychczasowego dostawcy, np. gmaila, nie kasujesz skrzynek i nie przechodzisz z całą usługą do nas.
W Sugesterze poczta działa na zasadzie przekierowania. Jedyne więc, co musisz zrobić, to przekierować swoją skrzynkę od dotychczasowego dostawcy do Sugestera. To oznacza, że nadal będziesz mieć skrzynkę na gmailu, a u nas będziesz ją obsługiwać - czyli wysyłać i odbierać maile, tworzyć filtry, foldery, nadawać priorytety itd.
Dla wszystkich, którzy od razu sobie pomyślą “to zbyt skomplikowane” powiemy - zupełnie nie! Proces przekierowania poczty zajmuje max 10 min. Wystarczy, że dodasz na swoim koncie w Sugesterze skrzynkę mailową, którą chcesz u nas obsługiwać, następnie skopiujesz unikalny token przekierowania i przejdziesz do ustawień u swojego dotychczasowego dostawcy (np. gmaila), by taki token wkleić. Gotowe!
Tyle wystarczy, by odbierać pocztę w Sugesterze.
Zobacz też: Przekierowanie poczty z gmaila
A żeby wysyłać maile, nic nie musisz robić. Po prostu siadasz, piszesz i wysyłasz. Chyba że chcesz wysyłać przez własne SMTP. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszej bazie wiedzy.
Jeszcze jedna ważna kwestia zanim przejdziemy do korzyści. Dodając skrzynkę do Sugestera, nie musisz się obawiać, że nagle będziesz wysyłać maile z jakiegoś dziwnego adresu. Dla Twoich klientów nic się nie zmienia - mimo że maile wysyłasz z Sugestera, to odbiorca widzi Twój adres firmowy, w Twojej domenie.
Ok, to jeśli techniczne kwestie mamy za sobą, możemy przejść do konkretów.
Oto najważniejsze korzyści jakie na Ciebie czekają, kiedy obsługujesz firmową pocztę w Sugesterze
Wszystkie skrzynki firmowe z różnych domen obsługiwane w jednym miejscu
Powiesz “Zaraz. Obsługuję kilka firmowych skrzynek, w dodatku w różnych domenach, do tego do części z nich mają dostęp także moi pracownicy, i ja to wszystko mogę obsługiwać w Sugesterze?” Dokładnie tak.
Wszystkie swoje firmowe skrzynki, w różnych domenach możesz dodać do Sugestera i przekierować, tak żeby firmową korespondencję obsługiwać właśnie z poziomu naszego systemu.
Wszystkie maile w jednym inboxie
Wszystkie maile widoczne są w jednym inboxie, skąd można je obsłużyć. W Sugesterze istnieje możliwość przypisania skrzynki do konkretnego pracownika, dzięki czemu maile spływające na tę skrzynkę będą widoczne w inboxie tego konkretnego użytkownika. To oznacza, że jeśli Twój pracownik obsługuje kilka skrzynek, to każdą z nich możesz mu przypisać w Konfiguracji poczty. Dzięki temu pracownik będzie miał wszystkie maile ze wszystkich swoich skrzynek w jednym inboxie.
Oczywiście Ty, jako właściciel konta, masz podgląd do wszystkich maili, niezależnie od tego, do którego z pracowników przypisana jest dana skrzynka.
Działy w firmie i przypisane do nich skrzynki
Jeśli chcesz - dla zachowania porządku lub też ograniczenia dostępu do części korespondencji - możesz skrzynkom nadać działy np księgowość, helpdesk, marketing. Wtedy pracownicy z działu księgowość nie będą mieli dostępu do maili z działu marketing, i odwrotnie.
Jeżeli jedna osoba w Twojej firmie zajmuje się tymi wszystkimi sprawami i nie ma potrzeby ograniczać jej dostępów, to możesz po prostu użyć działu, żeby określić dla jakich tematów jest przeznaczona dana skrzynka.
Wtedy też Twój pracownik - dzięki wyświetlanym przy mailu etykietom - od razu widzi z jakiego działu przyszedł mail. Może się też łatwo przełączać między korespondencją z różnych działów, używając do tego jednego przycisku w inboxie.
Jedna skrzynka dla wielu pracowników
A jeśli w Twojej firmie jest kilku pracowników i wszyscy obsługują jedną skrzynkę? Też mamy na to sposób. W inboxie istnieje folder Do przydzielenia, gdzie maile są widoczne dla całego zespołu. Wystarczy w Konfiguracji poczty pole Przypisany do pozostawić puste, by wszystkie maile z firmowej skrzynki lądowały właśnie w tym folderze.
Jak wygląda obsługa maili w takim folderze? Można to robić na 2 sposoby:
- Pracownik po prostu wchodzi w mail, odpowiada klientowi i wysyła wiadomość. Jeśli klient odpisze, to jego wiadomość z powrotem trafi do folderu Do przydzielenia. Dzięki temu każdy może odpowiedzieć na tę wiadomość. Nie ma sytuacji, że pracownika, który ostatnio odpowiadał klientowi nie ma, więc mail czeka i klient też
- Pracownik przypisuje maila do siebie i w ten sposób wiadomość zostaje “zabrana” z folderu Do przydzielenia i jest już widoczna tylko w inboxie pracownika, który przed chwilą ją sobie przydzielił. W tej sytuacji pracownik odpowiada już ze swojego imiennego adresu np. jan@twoja-firma.pl, a jeśli klient odpisze, to jego wiadomość trafi już bezpośrednio do inboxu tego pracownika, a nie do folderu Do przydzielenia.
Taka forma obsługi maili w firmie jest bardzo wygodna i przede wszystkim efektywna. Zapobiega sytuacjom, że mail wisi i czeka aż ktokolwiek się nim zajmie, albo też że mail trafił na skrzynkę, do której rzadziej zaglądamy i znowu - czeka.
Skrzynki prywatne
A jeśli Ty - jako właściciel - chcesz mieć swoją prywatną skrzynkę również w Sugesterze, nic nie stoi na przeszkodzie. Możesz zaznaczyć w ustawieniach tej skrzynki checkbox Skrzynka prywatna, i wtedy nikt poza Tobą nie będzie miał do niej dostępu.
I na koniec - jeśli współpracujesz z zagranicznymi klientami, możesz w ustawieniach skrzynki zaznaczyć język, w jakim odbywa się korespondencja na tej skrzynce. Ma to wpływ m.in. na to w jakim języku będzie doklejana opcja Ocena komunikacji, jeśli będziesz z niej korzystać.
Integracja poczty z modułem CRM
To chyba główny powód, który powinien cię przekonać do obsługi poczty w Sugesterze. Dzięki temu, że Sugester to narzędzie wielomodułowe, wszystkie moduły są ze sobą zintegrowane. Integracja CRM z firmową pocztą ma szereg korzyści - może znacząco poprawić relacje z klientem, usprawnić procesy biznesowe, przyczynić się do zwiększenia zadowolenia klientów, co przełoży się na lepszą sprzedaż. Czyli warto.
Jak wygląda integracja modułu CRM z firmową pocztą w Sugesterze?
Jeśli masz klienta zapisanego w swojej bazie CRM i klient wyśle ci mail, to oprócz tego, że w inboxie będziesz dokładnie wiedzieć od kogo dostajesz wiadomość, to jeszcze ta wiadomość zapisze się na karcie tego klienta w CRM.
Jest tam specjalna sekcja Email, w której możesz zobaczyć ostatnie 25 maili od Twojego klienta. A jeśli potrzebujesz podejrzeć starsze wiadomości? Jednym kliknięciem, za pomocą przycisku Zobacz posty przechodzisz do inboxu do listy maili tylko tego klienta. Tam możesz już za pomocą dodatkowych filtrów wyszukać najbardziej szczegółowe informacje.
Co daje podgląd maili na karcie klienta? To, że każdy pracownik, który wejdzie w profil takiego klienta jest w stanie szybko, nawet podczas rozmowy z klientem, sprawdzić kiedy był od niego ostatni mail, w jakiej sprawie i kto na niego odpisał. Pracownik nie musi się przełączać między różnymi systemami, bo wszystko ma w jednym miejscu - na karcie klienta w CRM.
Od razu też widać jaki jest status takiego maila - czy została wysłana odpowiedź, czy właśnie ktoś na niego odpisuje, a może sprawa wymaga konsultacji.
To znacznie przyspiesza proces obsługi oraz zapobiega powielaniu pracy przez twoich pracowników. Unikasz też zirytowania klienta, który za każdym razem musi opisywać swoją sytuację, bo pracownik “nie jest w temacie”.
Gdy klient pisze z nieznanego adresu
Przy okazji integracji poczty z CRM mamy jedną bardzo fajną funkcję, o której warto wspomnieć, bo bardzo ułatwia obsługę maili. Na karcie klienta istnieje pole Domena. Jeśli uzupełnisz je o nazwę domeny Twojego klienta (gdyby Twoim klientem był Sugester, to wpisujesz w to pole po prostu sugester.pl), to każdy mail z tej domeny, nawet jeśli nie jest zapisany jeszcze w CRM - zostanie podpięty pod tego klienta.
Oznacza to tyle, że jeśli Twój klient napisze do Ciebie z jakiegoś nowego firmowego adresu, którego nie masz zapisanego w bazie, to system automatycznie doda ten adres do kontaktów tego klienta i podepnie wiadomość pod tego klienta.
Dzięki temu Twój klient może nawet codziennie pisać do Ciebie z innego adresu mailowego w swojej domenie, a Ty i tak te wszystkie maile od niego będziesz widzieć na jego karcie. Pole Domena jest naprawdę nieocenione i warto pamiętać o jego uzupełnieniu.
Kiedy wraca do nas klient…
Maile widoczne na karcie klienta przydają się również, kiedy klient do nas wraca po dłuższej nieobecności. Wtedy wystarczy przejrzeć jego ostatnią korespondencję, by wiedzieć w jakim momencie urwał się kontakt i dlaczego. Taki klient na pewno poczuje się wyjątkowo jeśli pokażesz, że o nim pamiętasz i wiesz dokładnie o czym ostatnio rozmawialiście. Taka postawa na pewno wpłynie pozytywnie na Twoje relacje z nim i zwiększy poziom zadowolenia z oferowanych przez Ciebie usług.
Kolejnym dużym plusem przy integracji CRM z modułem poczty jest to, że możesz spersonalizować ofertę i zaproponować klientowi dokładnie to, czego szuka. Widząc jakie tematy były poruszane w korespondencji mailowej, wiesz czego Twój klient szuka i na co jest nastawiony.
Historia komunikacji mailowej w jednym miejscu
Było już o tym trochę przy okazji wszystkich firmowych skrzynek, które możesz obsługiwać w Sugesterze. Ale teraz chcemy powiedzieć o czymś jeszcze.
Historia komunikacji mailowej nie oznacza tylko maili, które przychodzą do Ciebie od momentu przekierowania skrzynek do Sugestera. Jeśli decydujesz się na korzystanie z modułu poczty w naszym systemie, to możesz zaimportować całą historię mail od dotychczasowego dostawcy np. gmaila, do Sugestera. Dzięki temu masz u nas historię korespondencji mailowej z klientem od samego początku, bez utraty jakichkolwiek danych.
Podczas importu maili możesz zaznaczyć, do jakiej skrzynki mają być przypisane importowane wiadomości, a nawet do jakiego pracownika - jeśli jest taka potrzeba.
I znowu - wszystko w jednym miejscu, w zasięgu Twojej ręki, bez przełączania się między systemami.
Możliwość wysyłki mailingu
Jednym z dostępnych w ramach konta modułów w Sugesterze jest moduł do mailingu. I naprawdę szkoda z niego nie korzystać, jeśli już jest taka możliwość, i to bez dodatkowych kosztów.
Tu znowu dostajesz wiele korzyści, szczególnie jeśli główna komunikacja z klientem odbywa się u Ciebie właśnie mailowo.
Po pierwsze znowu, z jednego miejsca, bez konieczności posiadania innych systemów, możesz zarządzać komunikacją mailową w Twojej firmie.
A po drugie, zaczynasz wysyłać mailingi a to znaczy, że zaczynasz być bardziej widoczny i rozpoznawalny wśród swoich odbiorców, zwiększasz zasięgi, a przez to szanse na lepszą sprzedaż.
Moduł do wysyłki mailingu w Sugesterze jest prosty, ale posiada wszystkie niezbędne funkcje do zbudowania bazy odbiorców, przygotowania mailingu i wysłania go w świat, a potem śledzenia jeszcze jego wyników.
Mailing wysyłasz ze swoich firmowych skrzynek, możesz wysyłać przez nasze serwery lub własne, wszystko zależy od twoich preferencji.
Oczywiście każda wysyłka mailingu jest widoczna zarówno w module Emailing, jak i w CRM. Wchodząc więc na kartę danego klienta, widzisz że brał on udział w Twojej ostatniej kampanii mailowej. Sprawdzając czy mail został otwarty przez tego klienta oraz czy była jakaś reakcja z jego strony, możesz zaplanować kolejne, bardziej spersonalizowane kampanie.
Każdego klienta w CRM możesz też oznaczać tagiem. Potem za pomocą wyszukiwania możesz wyszukać dany tag i na jego podstawie stworzyć listę mailingową. To bardzo przydatne, jeśli chcesz kierować spersponalizowane kampanie marketingowe do określonych grup klientów.
Nawet jeśli wydaje ci się, że nie musisz korzystać z mailingu, to czy nie warto korzystać, jeśli narzędzie do jego wysyłki masz pod ręką? Wysyłanie mailingów jest nadal w czołówce, jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych klientów.
Statystyki maili
Wszyscy je lubimy :) A jeśli można sprawdzać różne rzeczy w dowolnym momencie, w jednym miejscu, bez konieczności tworzenia skomplikowanych reguł, to czysty zysk.
Korzystając z Sugestera, masz dostęp do raportów, dzięki którym możesz sprawdzić i porównać różne dane znajdujące się w systemie, także te mailowe.
Dane na temat obsługiwanych maili można też sprawdzić w wyszukiwaniu zaawansowanym w inboxie, ale po kolei.
Zacznijmy od raportów
Mamy 3 najpopularniejsze, które pozwalają:
- Zweryfikować ile w danym dniu/tygodniu itd maili spłynęło do systemu, ile wysłano odpowiedzi, ile maili zamknięto. Dzięki temu widać jaki jest ruch na firmowych skrzynkach i jakie są moce działu obsługi. Cy maili jest dużo?, mało?, czy warto zatrudnić nową osobę? Wszystko to sprawdzisz w raporcie Zgłoszenia-szczegóły
- Sprawdzić, jakich tematów najczęściej dotyczą wiadomości. To wbrew pozorom bardzo ważne, żeby wiedzieć w jakiej sprawie najczęściej się odzywają twoi klienci. To da ci pogląd, co wzbudza największe zainteresowanie, co jest problematyczne, które procedury warto uprościć i czy nie warto dla tego wszystkiego stworzyć firmowej bazy wiedzy, by część powtarzających się informacji klienci zdobywali sami. To odciąży Twoje skrzynki, a zaoszczędzony na obsłudze takich przypadków czas, można spożytkować np na zaplanowanie skutecznej kampanii mailingowej. Za te dane odpowiada w Sugesterze raport Tagi do postów
Zobacz też: Firmowa baza wiedzy - konieczność czy zbędny szczegół?
-
Porównać, który pracownik jak pracuje. Mamy na to specjalny raport - Raport aktywności użytkowników, za pomocą którego zweryfikujesz który pracownik ile obsłużył maili w danym okresie i jak to się ma kiedy go porównamy, na tym samym wykresie z jego kolegą z zespołu. Takie dane pozwolą ci na zweryfikowanie czy siły w twoim zespole są równo rozłożone i czy można to jakoś ulepszyć. Zainteresowany? Zerknij do naszej bazy wiedzy, gdzie opisujemy dokładnie jak działa ten raport.
Wróćmy do wyszukiwania
W Sugesterze często wystarczająco dużo danych jesteś w stanie sprawdzić, korzystając po prostu z sortowania lub wyszukiwania.
W przypadku maili, korzsystając z Wyszukiwania zaawansowanego w inboxie możesz dokonywać rożnego rodzaju konfiguracji filtrów wyszukiwania, by znaleźć najbardziej szczegółowe informacje.
Możesz np. sprawdzić:
- Ile w danym dniu wybrany pracownik ma przypisanych maili do siebie
- Ile maili wysłał
- Ile zamknął, czyli rozwiązał
- Na jakim statusie w danym dniu jest najwięcej maili
- Ile wiadomości zostało zaktualizowanych w danym okresie
Kombinacji jest naprawdę sporo.
Wszystkie funkcje, jakie znasz z inncyh programów pocztowych a nawet więcej
Na koniec jeszcze słów kilka o funkcjach, które moduł poczty w Sugesterze posiada. Jeśli martwisz się, że zabraknie Twojej ulubionej funkcji, to naprawdę niepotrzebnie. Sugester posiada wszystkie najważniejsze funkcjonalności jakie są dostępne u innych popularnych dostawców pocztowych, a nawet ma ich więcej.
Wątkowanie maili, stopka email, foldery, filtry, automatyzacje, tagi, powiadomienia, załączniki, wyszukiwanie, bcc i cc - wszystko to znajdziesz w module poczty w Sugesterze.
A jakie niestandardowe funkcje poczty znajdziesz w Sugesterze?
- Asystent maili, który działa jak wirtualny asystent i przekierowuje maile od nieznanych odbiorców do innych pracowników, dzięki czemu w twoim inboxie są tylko te ważne wiadomości
- Cofanie wysyłki maila. Czy nie zdarzyło ci się przez pomyłkę wysłać maila nie do tej osoby co trzeba? Sugester umie wybronić z takiej sytuacji. Mamy taką funkcję jak Cofanie wysyłki maila, która pozwala w ciągu 5 sekund od kliknięcia przycisku Wyślij w mailu cofnąć jego wysłanie.
Zobacz też: Jak cofnąć wysłanego przez pomyłkę maila
-
Udostępnianie posta klientowi. Dzięki tej opcji możesz, chociażby dla potwierdzenia swoich racji, udostępnić klientowi konkretny post, bez możliwości jego edycji czy usunięcia. Post można otworzyć bez konieczności logowania się do systemu, co jest bardzo przydatne szczególnie w sytuacji, kiedy Twój klient nie jest użytkownikiem systemu, a musi zapoznać się z założeniami dotyczącymi jego zlecenia.
-
Zmiana maila w zadanie. Jeśli chcesz, by treść maila stała się treścią zadania wystarczy opcja Zamień w zadanie. To znacznie oszczędza czas i przyspiesza obsługę zleceń. Takiej zmiany możesz dokonać ręcznie lub automatycznie zmieniając ustawienia skrzynku lub dodając odpowiedni filtr.
Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Cię jak ważna z punktu widzenia relacji z klientem, ale też procesu samej obsługi jest zintegrowana z systemem CRM firmowa poczta. Nie tylko sprawniej obsługujesz maile, ale też masz szerszą wiedzę na temat swoich klientów, co pozwala Ci efektywniej zarządzać relacjami z nimi, docierać do większego grona odbiorców i poprawiać konkurencyjność na rynku.
