Sugester Guide

Od 2020 roku (wybuch pandemii) pracujemy zdalnie. W tym czasie obsłużyliśmy ponad 16 tysięcy mail, rozwiązaliśmy ponad 14 tysięcy zadań, odebraliśmy blisko 12 tysięcy telefonów i przeprowadziliśmy 450 spotkań online. Wszystko dzięki kilku niezawodnym narzędziom do pracy zdalnej, których nie zamienilibyśmy na żadne inne! 

Jak dużo firm pracuje zdalnie?

W sierpniu 2022 roku firma Deloitte przeprowadziła badania wśród 820 przedsiębiorstw z 45 krajów. Wyniki pokazują, że 4 na 5 firm umożliwia swoim pracownikom częściową pracę zdalną, a praca w pełni zdalna jest możliwa w 27 procent przedsiębiorstw. Praca zdalna stała się bardzo wygodna zarówno dla pracodawców jak i pracowników, chociaż niesie ze sobą wiele wyzwań dotyczących organizacji i strategii zarządzania zespołami.

Sami jako zespół pracujemy głównie zdalnie. Dlatego chcemy się z Tobą podzielić kilkoma narzędziami, które bardzo ułatwiają nam życie i fajnie się sprawdzają w pracy na odległość, choć z równym powodzeniem można je wykorzystywać także w biurze.

W tym artykule znajdziesz opis kilku rozwiązań z samego Sugestera, bez których nie moglibyśmy się obejść, kilka zewnętrznych narzędzi oraz bonus w postaci 2 nowych funkcji z wersji beta Nowego Sugestera.

Przetestuj Sugester za darmo

Oto 15 narzędzi do pracy zdalnej, z których na co dzień korzystamy w Sugesterze i nie zamienilibyśmy ich na żadne inne

Do bezpiecznego korzystania z CRM

1. Podwójne logowanie do systemu

Sami w Sugesterze z tego korzystamy i zachęcamy do tej opcji wszystkich naszych klientów. Lepiej nie kusić losu, szczególnie pracując zdalnie. Podwójne logowanie zabezpiecza Twój system CRM przed niechcianymi “gośćmi”. 

Jak aktywować podwójne logowanie?

• Wejdź w edycję swojego profilu w Sugesterze ​
• W polu Podwójna weryfikacja wybierz sposób, w jaki ma przebiegać drugi krok weryfikacji - kod wysyłany mailem czy sms
• Uzupełnij pola Email notyfikacji i Telefon notyfikacji

Do informowania o nieobecności/urlopie

2. Funkcja zastępstwo/wakacje

Mamy w Sugesterze fajną opcję do zaznaczania nieobecności w pracy. Szczególnie teraz - w okresie urlopowym - powinna być chętnie wykorzystywana. Każda osoba z naszego zespołu zaznacza w Sugesterze od kiedy do kiedy jest na urlopie i kto ją w tym czasie zastępuje. Wtedy cały zespół - mimo że się nie widzi - to dokładnie wie, kiedy kogo nie ma.

A w wersji beta Nowego Sugestera jest już tak:

• Każdy pracownik w Nowym Sugesterze może dodać urlop i wysłać wniosek do przełożonego. Każdy ma też wgląd w listę swoich urlopów - tych zatwierdzonych, tych które czekają na akceptację i ewentualnie odrzuconych
• Każdy dzień nieobecności w pracy jest automatycznie zliczany i dodawany do Workinfo. Dzięki temu na koniec miesiąca każdy - od pracownika po jego przełożonego - może sprawdzić ile przepracował dni i ile miał wolnego. To bardzo wygodne nie tylko dla samych pracowników, ale też dla działu HR do elektronicznego ewidencjonowania czasu pracy
• Możemy zaznaczyć czy danego dnia pracowaliśmy zdalnie, czy w biurze. Godziny z podziałem na pracę zdalną i stacjonarną są zliczane automatycznie. Wprowadzenie tego pola pozwala naszemu działowi kadr - i waszym w przyszłości również :) - na sprawne policzenie liczby dni pracy zdalnej. To bardzo wygodne, zwłaszcza kiedy po tegorocznych zmianach w przepisach dotyczących pracy zdalnej pracodawca zwraca pracownikowi koszty prądu i Internetu, jeśli ten pracuje zdalnie. 

Do monitorowania czasu pracy zdalnej

3. Raport Timesheet

Wszyscy w firmie używamy timsesheetu w Sugesterze do prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Dzięki timseehtowi każdy z nas może zapisać nad czym pracował danego dnia i ile czasu mu to zajęło. Deweloperzy korzystają z rejestracji czasu pracy, dzięki której system sam automatycznie liczy im czas poświęcony na wykonanie danego zadania i potem dodaje go do dziennego raportu czasu pracy. Dział obsługi klienta rejestruje po prostu początek i koniec dnia pracy, a osoby prowadzące projekty zaznaczają w timesheecie ile czasu poświęcili na dany projekt i dla jakiego klienta.

Można to robić ręcznie lub automatycznie. Przy pracy zdalnej, taki elektroniczny zapis czasu pracy jest szybki i wygodny, do tego łatwo można sprawdzić nie tylko swój timesheet, ale też monitorować czas pracy innych użytkowników, o ile oczywiście mamy do tego uprawnienia. W każdym momencie możemy też wygenerować swój raport czasu pracy, jeśli potrzebujemy się rozliczyć z firmą lub klientem.

Do komunikacji z klientem

Nasz dział obsługi najczęściej komunikuje się z klientem za pomocą maili oraz czatu. Oczywiście jedno i drugie znajdziecie w Sugesterze. 

4. Maile w Sugesterze

Zarówno pojedyncze maile jak i mailingi wysyłamy z naszego systemu. Jeśli jeszcze jakimś cudem nie używasz poczty w Sugesterze, zobacz co tracisz

• Całą firmową korespondencję możesz mieć w 1 miejscu, w 1 aplikacji a nawet w 1 inboxie
• Możesz do Sugestera przekierować korespondencję z wielu skrzynek w różnych domenach
• Cała korespondencja mailowa z klientem zapisuje się w CRM na karcie danego klienta. Dzięki temu wiemy, kiedy ostatnio do nas napisałeś, w jakiej sprawie, jakie realizujemy dla Ciebie zadania i na co aktualnie czekasz. Ty też tak możesz mieć ze swoimi klientami!

5. Livechat Sugester

Na wszystkich naszych stronach www używamy widgetu czatu Sugestera. Raz, że to bardzo wygodna forma komunikacji nie tylko dla klientów, ale też i dla nas, a dwa - tutaj też każda komunikacja zapisuje się na karcie klienta w CRM. Dzięki temu mamy maximum informacji na temat obsługiwanego klienta.

To nie tylko przyspiesza samą obsługę, ale też powoduje, że każdy inny pracownik, który wcześniej nie miał kontaktu z tym klientem, będzie mógł go spokojnie obsłużyć.

6. Telefonia VOIP

Z telefonów też korzystamy tylko naszych. Naszych tzn. z modułu VOIP w Sugesterze. Dlaczego to nam się sprawdza?

• Bo dajemy naszym klientom dodatkowy kanał kontaktu - każdy może wybrać jak lubi z nami rozmawiać
• Mamy kontrolę nad nieodebranymi połączeniami. Informacja o takim połączeniu przychodzi na inbox i od razu wiadomo, że warto do takiego klienta oddzwonić
• Mamy na swojej stronie aktywny swój widget callback, który powoduje automatyczne oddzwanianie do klienta, który zostawił nam swój numer. Dzięki temu klient daje nam znać że chce z nami o czymś porozmawiać. Do tego sam wybiera dogodny dla siebie moment (i wcale nie musi to być dokładnie wtedy, kiedy zostawia nam swój numer)
• Dzięki notatkom każdy kto odbierze telefon od klienta wie o czym była poprzednia rozmowa
• I na koniec znowu - każde połączenie jest zapisywane na karcie klienta w CRM. Dzięki temu mamy całą historię komunikacji z klientem różnymi kanałami w jednym miejscu

Do obsługi połączeń używamy aplikacji Bria. Jest dostępna zarówno na windows jak i macOS, do zainstalowania na komputerze lub w telefonie. Prosta w obsłudze i bezpłatna, jeśli wystarczą Ci limity podane w wersji free. 

Do komunikacji wewnątrz zespołu

7. Google Hangout

Google hangout pozwala na wykonywanie połączeń, video rozmów oraz nagrywanie połączeń. Takie nagrania można potem wykorzystać do materiałów szkoleniowych czy pomocowych dla klientów. My głównie używamy Hangout jako czatu, na którym możemy swobodnie porozmawiać o bieżących sprawach. Rozmawiamy 1:1 lub w grupie w ramach pokoi tematycznych. Taka komunikacja wewnątrz zespołowa dobrze się u nas sprawdza.

A w przyszłości - w Nowym Sugesterze - planujemy stworzyć swój własny komunikator wewnętrzny. Ale póki co jest Hangout.

8. Google meet

Google meet wykorzystujemy do spotkań zespołowych online. Google pozwala na spotkania w czasie rzeczywistym korzystając tylko z okna przeglądarki. Podczas spotkań możemy udostępniać pliki oraz prezentować swój ekran, co jest bardzo wygodne.

Oprócz zaplanowanych spotkań zespołowych Google meet wykorzystujemy też kiedy zajdzie potrzeba omówienia tematu na już, bardziej szczegółowo. To znacznie wygodniejsze niż dogadywanie się na czacie

9. Komentarze do zadań w Nowym Sugesterze

Cały nasz zespół prężnie korzysta już z Nowego Sugestera. Komunikację wewnątrz zespołu dotyczącą prowadzonych zadań oraz realizacji projektów prowadzimy poprzez komentarze w zadaniach.

Wszystko co jest związane z wykonaniem zadania, musi być zapisane w komentarzach. Tu nie ma miejsca na zewnętrzne komunikatory. Wszystko musi być w systemie, w jednym miejscu, żeby każdy miał szybki dostęp do tych danych.

Nawet jeśli bezpośrednio nie uczestniczysz w realizacji zadania, to możesz czekać na jego finisz, by ruszyć ze swoją pracą. Dzięki Notyfikacjom i opcji Obserwujących zadanie, dokładnie wiemy o każdym nowym komentarzu i ruchu w zadaniu, które nas interesuje. Zaintrygowany? Zgłoś się do testów wersji beta Nowego Sugestera i zobacz więcej!

Do zdalnego zarządzania zadaniami i projektami

10. Zadania i projekty w Sugesterze

Zadaniami oraz projektami zarządzamy za pomocą modułów Zadania i Projekty w Sugesterze. Tworzymy pojedyncze zadania i przypisujemy je do konkretnej osoby z zespołu lub do grupy czy też działu. O każdym nowym zadaniu jesteśmy informowani za pomocą notyfikacji, dzięki czemu nic nam nie umyka. Każdy z nas może szybko wyszukać dowolne zadanie, sprawdzić kto je ostatnio przeglądał lub edytował. To bardzo wygodne, zwłaszcza przy pracy zdalnej, bo nie trzeba nikogo o nic pytać:) Wszystko jesteśmy w stanie wyczytać w systemie sami.

No i to co jest bardzo wygodne, to różne widoki zadań, w zależności od tego kto i czego potrzebuje. My w Sugesterze najczęściej korzystamy ze Sprintów i widoku kanban zadań, ale do projektów chętniej wykorzystujemy listę. Wszystko zależy od wykonywanej roli.

Przeczytaj też: Widoki zadań i ich zastosowanie

To samo jeśli chodzi o projekty - tworzymy w systemie projekt, do którego możemy zaprosić wybrane osoby. Aby projekt był czytelny i łatwiej go było realizować, tworzymy kamienie milowe. Często dzielimy też projekt na mniejsze podprojekty, a te na konkretne zadania. Paski postępu informują każdego, na jakim etapie jest dany projekt, dlatego jedyne o co można zapytać to “co tak długo?”

Do zarządzania dokumentami

11. Narzędzia Google

Google Drive i Docs najlepiej nam się sprawdzają do pracy zdalnej nad dokumentami i plikami. Zamiast przesyłać dokumenty mailowo, udostępniamy je sobie nawzajem i edytujemy czy komentujemy online. 

Dokumenty Google Docs są bardzo podobne do worda czy excela, dlatego nikt nie powinien mieć trudności z ich obsługą. 

12. Pliki w Sugesterze

Gotowe dokumenty czy pliki, które powinny być zawsze dostępne i pod ręką przechowujemy w Plikach w Sugesterze. Dzięki temu, że dostęp do nich można nadać lub odebrać (za pomocą ról), to każdy widzi tyle, ile potrzebuje. Dodatkowo w Plikach mamy foldery przez co każdy z nas może stworzyć - oprócz wspólnych folderów - swoje własne na własny użytek.

A dokumenty typu umowy, oferty dla klienta, dodajemy oczywiście już bezpośrednio na karcie klienta w sekcji Załączniki do klientów.

Pozostałe narzędzia do pracy zdalnej, które ułatwiają nam współpracę

13. Fakturownia

Czy zdalnie, czy w biurze - Fakturownia zawsze ułatwia nam pracę:) A przez to, że jesteśmy z nią zintegrowani, możemy płynnie przełączać się między programami. Posiadanie programu do fakturowania online ma sporo korzyści:

• Wystawianie faktur to dosłownie kilka kliknięć, 
• Każdą wystawioną dla klienta fv widzimy podpiętą do interesu w CRM w Sugesterze
• Wystawioną fakturę wysyłamy mailem
• Dbamy o środowisko, nie drukując niepotrzebnie faktur
• Zapewniamy bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowaniu
• Wszystko przechowujemy w chmurze, tak długo jak wymaga tego prawo i ułatwiamy pracę naszym księgowym

14. Dropbox

Dropbox umożliwia tworzenie kopii zapasowych najważniejszych plików w chmurze. Możesz uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie z dowolnego miejsca!

Dropboxa używamy głównie do plików graficznych. Każdy kto ma do niego dostęp w łatwy sposób może odnaleźć grafiki, których potrzebuje, bez angażowania innych członków zespołu.

A Ty - jako nasz klient korzystający z systemu Sugester - możesz dodatkowo w CRM dodawać załączniki bezpośrednio z Dropboxa. Zwłaszcza te duże - zamiast przesyłać je mailem. Wszystko dzięki integracji Sugestera z Dropboxem.

15. Canva

I na koniec Canva - świetne narzędzie do tworzenia grafik, prezentacji, postów na profile społecznościowe, ebooków itd. Można z niego korzystać w wersji płatnej lub bezpłatnej (z ograniczeniami co do niektórych funkcji). Dużym plusem jest to że nie trzeba mieć zacięcia graficznego, żeby korzystać z canvy. Za to projekty, które w niej powstają - są naprawdę na wysokim poziomie. Zmiana formatu projektu, wstawianie elementów, grafik, własnych pobranych obrazów oraz tekstu powoduje, że w canvie możemy stworzyć tak naprawdę wszystko. 

W Canvie można też współdzielić projekty graficzne, dzięki czemu wszelkie tematy dotyczące projektu jesteśmy w stanie “dopiąć” na odległość, bez konieczności spotkań twarzą w twarz.

Przetestuj Sugester za darmo