Sugester Guide

W ostatnich tygodniach pracujemy intensywnie nad rozbudową modułu do obsługi maili. Równocześnie powstają też nowe widoki do klientów - tu na rezultaty trzeba będzie jeszcze chwilę poczekać. Cały czas “dopieszczamy” też zadania, by praca na nich była szybka i intuicyjna. Chcemy żeby za pomocą zadań można było obsłużyć każdy dział w firmie i by w zadaniu, w czytelnej formie, zawarte były wszystkie dane, które są potrzebne do jego sprawnego wykonania. Dlatego pewnie jeszcze nie raz usłyszycie o zadaniach :)

Tymczasem mamy dla Was krótki przegląd ostatnich zmian w Sugesterze.

Szablony mailowe

Wprowadziliśmy w Nowym Sugesterze szablony mailowe, dzięki którym personalizacja wiadomości stanie się jeszcze prostsza i szybsza. Efektywna obsługa firmowej poczty nie jest możliwa bez szablonów, dlatego wprowadziliśmy je już na tym etapie. 

Tak jak w poprzedniej wersji, szablony można tworzyć w html. Nowością jest natomiast wprowadzenie większej ilości zmiennych, dzięki którym będzie możliwa lepsza personalizacja korespondencji. 

Szablony mailowe są na razie dostępne w wersji podstawowej i będą jeszcze rozbudowywane, ale póki co zapowiadają się naprawdę dobrze. 

Sortowanie zadań po terminie zakończenia

Dodaliśmy ostatnio opcję sortowania zadań po terminie ich wykonania, czyli tzw deadlinie. Od teraz możecie szybko przejrzeć zadania, ustawiając je od tych, których termin jest całkiem blisko, do tych, które mogą jeszcze poczekać.

Opcję sortowaia znajdziecie na liście zadań w prawym górnym rogu. Wystarczy rozwinąć strzałkę przy opcji Aktualizacja i wybrać Termin zakończenia.

Klikając strzałkę “w dół” system wyświetli listę, gdzie od samej góry będą widoczne zadania z najbardziej odległym terminem wykonania.

Dzięki takiemu sortowaniu możecie łatwiej określić priorytety i skupić się na tym, co na daną chwilę jest najważniejsze. Łatwiej też zauważyć, które zadania są opóźnione, co pozwoli podjąć odpowiednie kroki.

Bardziej szczegółowe aktywności do zadań

Jedną z bardzo ważnych funkcji w starej wersji Sugestera są aktywności do zadań. Bardzo ułatwiają obsługę zgłoszeń, dlatego nie mogło ich zabraknąć również w nowej wersji naszego systemu.

Ostatnio trochę nad nimi pracowaliśmy. Chcieliśmy, żeby jeden rzut okiem pozwolił użytkownikowi zrozumieć, co się działo z zadaniem na każdym etapie jego realizacji. Szczególnie zależało nam na wyświetlaniu szczegółowych informacji dotyczących edycji zadania.

Dlatego teraz, oprócz samej informacji dotyczącej edycji, znajdziecie też dane czego dotyczyła ta edycja. Jeśli zadanie zmieniło status, w aktywnościach wyświetli się nazwa zmienionego statusu. Jeżeli zadanie zostanie przypisane do konkretnego usera, to w aktywnościach zobaczymy nazwę użytkownika, do którego przypisano zadanie itd.

Tak szczegółowe aktywności mają ułatwić użytkownikom wgląd w historię zmian w zadaniu.Pozwoli to na lepsze zrozumienie procesu, śledzenie postępu prac i podjęcie ewentualnych kroków, jeśli realizacja zadania będzie się opóźniać w czasie.

Urlopy

Jeśli śledzicie nasze prace nad nową wersją Sugestera, to na pewno wiecie, że w nowym systemie przewidzieliśmy miejsce na zarządzanie urlopami pracowniczymi. Dzisiaj chcieliśmy nieco więcej Wam o nich opowiedzieć.

Poznaj Urlopy w Nowym Sugesterze

Urlopy są częścią Workinfo, czyli informacji na temat czasu przepracowanego przez użytkownika.

Sekcja Urlopy pozwala zarządzać urlopami i nieobecnościami pracowników. Dodany do systemu wniosek urlopowy jest dostępny zarówno dla pracownika jak i jego przełożonego. 

Wystarczy wejść w Profil -> Urlopy, żeby zobaczyć listę wszystkich urlopów.

Wniosek urlopowy

Każdy wniosek urlopowy jest widoczny w systemie. Użytkownik dodaje go, klikając przycisk “+”, w sekcji Urlopy. Po wybraniu dat, system automatycznie zlicza liczbę dni oraz godzin urlopowych. Jedyne co należy uzupełnić to Rodzaj urlopu. Obecnie użytkownik ma do wyboru: urlop wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, opiekuńczy, chorobę, L4 na dziecko oraz urlop z tytułu opieki nad dzieckiem. Po zapisaniu wniosku jest on widoczny w profilu użytkownika i czeka na zatwierdzenie przez przełożonego. 

Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie wniosku przez przełożonego, a w następnej kolejności przez kadry. Informacje na temat tego kto i kiedy zatwierdził lub odrzucił wniosek są widoczne w prawym górnym rogu każdego wniosku.

Zatwierdzony wniosek wlicza się do Workinfo użytkownika. Dzięki temu na koniec miesiąca w raporcie Workinfo widać wszystkie dni przepracowane przez użytkownika oraz jego dni urlopowe. Wszystko jest zliczane automatycznie, co jest dużym ułatwieniem i oszczędnością czasu.

Lista wniosków urlopowych

Każdy wniosek urlopowy - czy to zatwierdzony, czy też nie - zapisuje się na liście w sekcji Urlopy. Wnioski są wyświetlane od najnowszych do najstarszych. W tabeli widać jaki rodzaj wniosku został złożony, kiedy, na ile dni oraz kto zatwierdził wniosek, a także czy został on rozliczony przez kadry.

Na liście dane można sortować po dacie utworzenia, dacie aktualizacji lub alfabetycznie.

Podstawowe funkcjonalności sekcji Urlopy w Sugesterze to obecnie:

• Tworzenie wniosków urlopowych przez pracowników
• Dodawanie informacji o chorobie (wybór wniosku L4)
• Wyznaczanie osób zatwierdzających wnioski
• Przeglądanie historii wniosków i nieobecności pracowników

Jakie masz korzyści, używając Urlopów w Sugesterze?

• Wszystkie niezbędne informacje dotyczące pracownika są dostępne w jednym systemie
• Otrzymujemy prosty sposób prowadzenia ewidencji wniosków urlopowych
• Wprowadzamy w firmie zorganizowany sposób prowadzenia wniosków urlopowych (dodanie wniosku przez pracownika-zatwierdzenie przez przełożonego-zatwierdzenie przez kadry)
• Łatwy i szybki wgląd w listę nieobecności pracowników
• Automatycznie generowany raport z przepracowanego miesiąca, gdzie uwzględnione są wszystkie zatwierdzone urlopy. 

Na ten moment to tyle, ale śledźcie nas na bieżąco.